Case Study
バックオフィス立替金の申請をGoogleフォームからアプリへ。領収書の写真と承認がそろう形に
駐車料金などの立替金を、Googleフォームで受け付けてスプレッドシートで集計していました。領収書の写真付きで申請し、管理者が承認して締め月ごとに集計できるアプリをつくり、11月からの本格運用に向けて切り替えを進めています。
- お客様
- 株式会社isLand
- 事業
- 訪問看護・居宅介護支援・訪問介護
- 所在地
- 東京都町田市
- 職員数
- 50名規模
01
Before
困っていたこと
- 申請のたびにフォームで自分の名前を選び、利用日と金額だけを送る形で、領収書を付ける欄がなかった
- 金額に「円」などの文字が混ざったり同じ内容が二重に送られたりして、集計がずれることがあった
- 申請を確認して承認する流れがなく、集計はスプレッドシートの式に頼っていた
02
Approach
取り組んだこと
01
ログインするだけで申請者が決まる
社内ポータルから開き、Googleアカウントでログインすると、どの事業所の誰かが自動で決まります。スタッフの台帳は社内ポータルから毎日自動で取り込み、台帳から外れた人は入れなくなります。
02
明細ごとに領収書の写真を必須に
利用日・種別・金額・メモに、スマートフォンで撮った領収書の写真を付けて申請します。同じ日・同じ金額の明細がすでにあるときは、送る前に確認を出します。
03
承認と差し戻し
管理者は承認待ちの申請を古い順に確認し、領収書を拡大して見ながら承認します。差し戻すときは理由を入れると本人の履歴に表示されます。チェックを付けてまとめて承認することもでき、自分の申請は別の管理者が承認します。
04
これまでと同じ締め日で集計
スプレッドシートと同じく、申請日の毎月4日から翌月3日までを1か月分として、スタッフごとに集計します。金額を押すとその月の申請を開けて、Excelでも出力できます。
03
Screens
実際の画面
ポータル
立替金申請
ログアウト
表示
承認待ち 7 件 ・ ¥9,860
-
北原 由紀忠生
¥700
09/29 駐車料金 ¥400 10/01 駐車料金 ¥300 差し戻す 承認 -
森下 健鶴川
¥2,180
10/02 駐車料金 ¥600 10/03 立替経費事務所の備品（電池） ¥1,280 10/04 駐車料金 ¥300
ポータル
立替金申請
ログアウト
表示
Excel
承認済みの金額です（差し戻し・取消は入りません）。締め月は申請日で決まります（10/4〜11/3 の申請が 2026年10月分）。金額を押すと申請ログを開きます。
| 氏名 | 2026年5月 | 2026年6月 | 2026年7月 | 2026年8月 | 2026年9月 | 2026年10月 | 合計 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 田村 美香鶴川 | 1,800 | 2,400 | 2,100 | 2,650 | 1,950 | 600 | 11,500 |
| 森下 健鶴川 | 3,200 | 2,900 | 3,450 | 3,100 | 3,600 | 2,180 | 18,430 |
| 川口 恵鶴川 | 1,200 | 900 | 1,500 | 1,100 | 1,350 | 0 | 6,050 |
| 石川 翔鶴川 | 2,600 | 2,300 | 0 | 2,800 | 2,450 | 900 | 11,050 |
| 北原 由紀忠生 | 2,100 | 1,900 | 2,350 | 2,000 | 2,600 | 0 | 10,950 |
| 上田 美咲忠生 | 1,500 | 1,700 | 1,400 | 1,900 | 1,650 | 500 | 8,650 |
| 小野 葵忠生 | 0 | 800 | 1,200 | 950 | 1,100 | 300 | 4,350 |
| 平野 拓也南町田 | 2,900 | 3,100 | 2,750 | 3,300 | 2,950 | 0 | 15,000 |
| 中野 陽菜南町田 | 1,300 | 1,550 | 1,800 | 1,400 | 1,700 | 400 | 8,150 |
| 松本 凛南町田 | 1,100 | 900 | 600 | 0 | 0 | 0 | 2,600 |
| 合計 | 17,700 | 18,450 | 17,150 | 19,200 | 19,350 | 4,880 | 96,730 |
画面は実際に納品したシステムを、架空のサンプルデータで再現したものです。
04
After
変わったこと
- 申請の時点で領収書の写真がそろい、承認する人が画面で確認できるようになった
- 誰がいつ承認・差し戻ししたかが申請ごとに記録として残るようになった
