Case Study
記録・書類計画書と報告書を誰が書くかを、毎月の訪問実績から自動で割り振る担当表
利用者ごとの計画書・報告書の担当と作成状況を、毎月決めて追いかける必要がありました。記録ソフトから出した訪問実績のExcelを入れるだけで、担当表ができてチェックまで管理できるようにしました。
- お客様
- 株式会社Colors
- 事業
- 訪問看護・定期巡回
- 所在地
- 東京都小平市
01
Before
困っていたこと
- 利用者ごとに、計画書と報告書を書く看護師を毎月決める必要があった
- 計画書は利用者の五十音と月によって作成する月が分かれていて、毎月どの利用者が対象かを確かめていた
- リハビリ職の書類も、看護とは別に職種ごとに管理したかった
02
Approach
取り組んだこと
01
Excelを入れるだけで担当が決まる
記録ソフトから出した訪問実績のExcelをアップロードすると、利用者ごとに一番多く訪問した看護師を担当にします。担当はあとから画面で変えられ、Excelを入れ直しても手で変えた担当はそのまま残ります。
02
計画書の対象月を自動で判定
読みがなと翌月が奇数月か偶数月かで、計画書が「未作成」か「不要」かを自動で付けます。読みがなはボタン1つでまとめて入れられます。
03
職員ごと・利用者ごとにチェック
職員ごとの担当一覧、利用者ごとの一覧、職員別の進み具合のまとめを切り替えて見られます。翌月以降も続く書類のチェックは、次の月に引き継ぎます。
04
リハビリ職の書類も同じ画面で
リハビリ職の訪問から、利用者ごとにPT・OT・STのだれが入っているかを自動で拾います。書類は「PT・OT」と「ST」に分けて、計画書と報告書の状況を管理します。
03
Screens
実際の画面
Colors かなで看護計画書・報告書担当表✓ 保存済みログアウト
対象月
2026年09月
Excelアップロード
📂 ファイル選択
利用者名 / 担当者名で検索...
利用者軸スタッフ軸サマリーリハ
✨ 読み自動入力
👥 スタッフ管理
🦵 リハ職員
🖨 印刷
訪看1/褥瘡 — 一度チェックすると翌月以降も引き継ぎ
月次（計画書・報告書）— 毎月リセット
青文字 = メモに「新規」を含む
田村 美香7名
| 利用者名 | 月次 | メモ | 操作 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| # | 利用者名 | 訪看1/褥瘡 | 10月計画書 | 9月月報 | メモ | 操作 |
| 1 | 青木 和子 アオキ カズコ |
作成済み | メモ... | ✎ | ||
| 2 | 石井 正雄 イシイ マサオ |
未作成 | メモ... | ✎ | ||
| 3 | 上田 文江PT・OT✓ ウエダ フミエ |
作成済み | メモ... | ✎ | ||
| 4 | 加藤 静子 カトウ シズコ |
未作成 | 9月新規 | ✎ | ||
| 5 | 中野 節子 ナカノ セツコ |
不要 | メモ... | ✎ | ||
| 6 | 藤井 昭手動PT・OTST フジイ アキラ |
不要 | メモ... | ✎ | ||
| 7 | 横山 光男 ヨコヤマ ミツオ |
不要 | メモ... | ✎ | ||
＋ 利用者を追加
森下 由紀4名
| 利用者名 | 月次 | メモ | 操作 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| # | 利用者名 | 訪看1/褥瘡 | 10月計画書 | 9月月報 | メモ | 操作 |
| 1 | 小川 勝 オガワ マサル |
作成済み | メモ... | ✎ | ||
| 2 | 木村 茂ST キムラ シゲル |
未作成 | メモ... | ✎ | ||
| 3 | 佐野 久美子 サノ クミコ |
作成済み | メモ... | ✎ | ||
| 4 | 関 道夫 セキ ミチオ |
未作成 | メモ... | ✎ | ||
＋ 利用者を追加
画面は実際に納品したシステムを、架空のサンプルデータで再現したものです。
04
After
変わったこと
- 毎月、訪問実績のExcelを入れるだけで担当表ができるようになった
- 職員ごとに計画書・報告書の残りがひと目でわかるようになった
