Case Study
記録・書類スキャンしてドライブに置くだけ。利用者の書類が種類別のフォルダに自動で入る
指示書や報告書などの紙の書類を、スキャン後に手で名前を付けてフォルダへ振り分けていました。ドライブに置いた書類をAIが読み取り、利用者ごと・書類の種類ごとに自動で仕分けるようにしました。
- お客様
- 株式会社isLand
- 事業
- 訪問看護・居宅介護支援・訪問介護
- 所在地
- 東京都町田市
- 職員数
- 50名規模
01
Before
困っていたこと
- 医療機関やケアマネから届く書類を、スキャンしたあと1枚ずつ名前を付けて保存していた
- 必要な書類を探すのに時間がかかり、保存漏れにも気づきにくかった
02
Approach
取り組んだこと
01
置くだけで仕分け
複合機でスキャンした書類をドライブの決まった場所に置くと、AIが利用者名・書類の種類・発行元を読み取ります。五十音の行、利用者、書類の種類の順にフォルダへ保存します。
02
ファイル名をそろえる
「日付_【書類の種類】発行元」の形で名前を付けます。1ページずつ分かれて出てくるスキャンも、1本のPDFにまとめて保存します。
03
迷ったら止める
利用者や書類の種類が読み取れなかったときは、決まった確認用フォルダに入れます。間違った場所に保存しないことを優先しました。
03
Screens
実際の画面
ドライブ
ドライブで検索
T
- 訪問看護 利用者 書類
- 【あ】行
- 青木和子
名前
オーナー
最終更新
ファイルサイズ
_種別確認
T自分
9月18日自分
—
ケアプラン
T自分
9月30日自分
—
その他
T自分
8月21日自分
—
保険証
T自分
8月5日自分
—
指示書
T自分
10月2日自分
—
提供票
T自分
10月6日自分
—
計画書
T自分
10月1日自分
—
ドライブ
ドライブで検索
T
- 訪問看護 利用者 書類
- 【あ】行
- 青木和子
- 指示書
種類ユーザー最終更新ソース
名前
オーナー
最終更新
ファイルサイズ
20260201_【指示書】サンプル内科クリニック.pdf
T自分
8月5日自分
286 KB
20260515_【指示書】さくら総合病院.pdf
T自分
8月5日自分
341 KB
20260801_【指示書】サンプル内科クリニック.pdf
T自分
8月12日自分
298 KB
20260904_【指示書】さくら総合病院.pdf
T自分
9月4日自分
512 KB
20261001_【指示書】サンプル内科クリニック.pdf
T自分
10月2日自分
305 KB
画面は実際に納品したシステムを、架空のサンプルデータで再現したものです。
04
After
変わったこと
- スキャン後の名前付けとフォルダ分けの作業がなくなった
- 利用者のフォルダを開けば、種類別に書類がそろっている状態になった
